Die besten Tools, um Ihren überfüllten E-Mail-Posteingang zu entlasten

Der Computeringenieur Ray Tomlinson verschickte die erste E-Mail im Jahr 1971. Der Vermarkter Gary Thuerk verschickte 1978 die möglicherweise erste Massen-Spam-E-Mail. Seitdem waren es alles falsche Stellschrauben, quälendes Hin und Her und jede Menge Tippfehler. Aber das muss nicht sein.

Hier sind 11 Tools, Tipps und Funktionen, um Ihren E-Mail-Posteingang aufzuräumen.

Gmail: Aus unseren Analysen weiß ich, dass weit über die Hälfte von Ihnen Gmail als Haupt-E-Mail-Client verwenden (ich sollte hier auch offenlegen, dass Google dieses Projekt bei Poynter finanziert). Google Mail hat eine Menge großartiger Funktionen, die viele von uns nicht verwenden.

Haben Sie jemals eine Nachricht gesendet und Sekunden später festgestellt, dass Sie etwas falsch geschrieben haben? Schalten Sie die Funktion „Senden rückgängig machen“ ein, indem Sie auf das Zahnrad oben rechts klicken, dann auf Einstellungen, und aktivieren Sie dann etwa auf halber Höhe der Seite „Senden rückgängig machen“. Meine ist auf drei Sekunden eingestellt und das macht den Unterschied.

Abonnieren Sie einige Newsletter, die Sie als visuellen Hinweis kennzeichnen möchten? Oder erhalten Sie häufige Pitches von jemandem, den Sie in den Papierkorb schicken möchten? Oder möchten Sie vielleicht ein großes, rotes Etikett auf allen E-Mails bekommen, die Ihr Chef verschickt? Öffnen Sie eine E-Mail, klicken Sie oben auf die Schaltfläche „Mehr“ und wählen Sie „Nachrichten wie diese filtern“. Sie können Etiketten mit verschiedenen Farben anbringen oder sie direkt auf den Müllhaufen schießen.

Zu guter Letzt, wenn Sie so etwas wie ich sind, vergessen Sie gelegentlich, sich mit einer Quelle oder einem Kollegen in Verbindung zu setzen. Durchsuchen Sie Ihren Posteingang nach E-Mails, die Sie gesendet haben und auf die Sie keine Antwort erhalten haben diesen tollen Tipp von Melody Kramer .

Bumerang & Posteingangspause: Haben Sie eine E-Mail, die Sie später planen möchten? Oder vielleicht haben Sie eine E-Mail erhalten, die Sie vorerst verschwinden lassen möchten, aber in ein oder zwei Tagen wieder auftauchen? Gmail- und Outlook-Benutzer können verwenden Boomerang beides zu tun.

Manchmal ist die E-Mail-Flut einfach zu viel, besonders bei großen Projekten und Sprints, um etwas fertig zu stellen. Posteingang pausieren kann dabei helfen. Das Tool „pausiert“ E-Mails für einen kurzen Zeitraum und sendet eine „Ich bin bald zurück“-Nachricht an jeden, der zu diesem Zeitpunkt eine E-Mail an Sie sendet. Richten Sie Filter ein, um trotzdem wichtige Nachrichten von Vorgesetzten oder Quellen zu erhalten. Es ist wie ein „Bitte nicht stören“-Zeichen für E-Mails.

OnePitch & InMoat: Zwei neue Tools, beide noch in der Beta-Phase, versprechen, die Pitches in Ihrem Posteingang hilfreicher zu machen. OnePitch richtet sich derzeit an Tech-Reporter und bietet eine tägliche E-Mail zu bestimmten Themen, die für diesen Beat wichtig sind, sodass Benutzer so spezifisch wie „Börsengänge über Agrartechnologie“ oder „Studien und Umfragen über künstliche Intelligenz“ werden können. Pitches sind auf 280 Zeichen und drei leicht lesbare Stichpunkte begrenzt. Reporter können auch Quellen anfordern. InMoat ist ähnlich, funktioniert aber über Gmail-Ordner. Es befindet sich derzeit in einer privaten Beta, die sich hauptsächlich auf Journalisten konzentriert, die mit Lifestyle-Beats arbeiten.

Kalender: Reduzieren Sie das Hin und Her bei der Planung von Meetings mit Kalender , ein Tool, mit dem Benutzer aus vorausgewählten offenen Zeitfenstern in Ihrem Kalender auswählen können. Es lässt sich in die meisten Kalender-Apps integrieren und kann sogar Kontaktinformationen versenden, einschließlich Links zu Google Hangouts oder Zoom.

Grammatik: Senden Sie nie wieder eine E-Mail mit einem Rechtschreib- oder Tippfehler mit Grammatik , ein leistungsstarkes Plugin, das weit über die Autokorrekturfunktionen hinausgeht, die Sie wahrscheinlich bereits haben. Ich verwende die kostenlose Version, die auf die häufigsten (und peinlichsten) Probleme hinweist.

Posteingang von Google: Meine Erfahrung mit Posteingang ist immer noch ziemlich begrenzt, aber es scheint eine völlige Neuinterpretation von E-Mail zu sein. Der Posteingang hebt E-Mails hervor, die er für wichtig hält, und sieht und funktioniert eher wie eine Aufgabenliste. Es kann auch E-Mails mit ähnlichen Themen oder Themen gruppieren, um Posteingänge übersichtlicher zu gestalten. Wenn Sie Inbox verwenden, würde ich das gerne tun hören Sie Ihre Meinung .

Tag des Schuldenerlasses per E-Mail: Wenn es zum Schlimmsten kommt, warten Sie bis zum 30. April und feiern Sie dann nuklear Tag des Schuldenerlasses per E-Mail .

Digitale Neuigkeiten zum Kennenlernen

KEIN PROBLEM: Es gibt so viele Gründe, warum das Streben, das „Spotify für den Journalismus“ zu sein, eine schreckliche, schreckliche, keine gute, sehr schlechte Idee ist (zwei Hauptsorgen: Spotify ist immer noch Blutendes Geld und die meisten Künstler werden bezahlt sehr wenig für ihre Arbeit). Ich bin nicht überrascht, dass Blendle, ein Nachrichtendienst, der diesen Spitznamen seit langem anzieht, es ist darum kämpfen, die Verlage an Bord zu halten . Der europäische „digitale Kiosk“ verkauft Artikel von mehreren Verlagen nacheinander, anstatt ein Abonnement für mehrere Verlage zu verlangen. Mehrere große Verlage haben den Dienst verlassen, den Dienst als „finanziell erfolglos“ bezeichnet und auf seine schwachen Multimedia-Fähigkeiten hingewiesen.

GEHEN SIE NICHT PRO: Wenn es um Instagram Stories geht, sollten Sie etwas mehr „Blair Witch“ und etwas weniger „Avatar“ verwenden. The Guardian hat eine Vielzahl von Stories erstellt – von statischen Beiträgen über schnelle Videos bis hin zu vollständig produzierten Videos mit Skripten und Studios – und das gefunden zusätzliche Politur führt nicht zu einer ausreichenden Auszahlung Zeit- und Geldaufwand zu rechtfertigen. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf statische Grafiken oder schnelle Erklärvideos zu Nachrichtenthemen, die laut Guardian eine Abschlussquote von 45 Prozent aufweisen.

#SPEICHEREDEININTERNET: Ein Gesetzentwurf der Europäischen Union, der einige der strengsten Urheberrechtsgesetze der Welt auferlegt hätte, war letzte Woche abgelehnt . Wenn ein Nutzer derzeit urheberrechtlich geschützte Inhalte auf einer Website veröffentlicht, sind die Eigentümer dieser Website rechtlich erst dann haftbar, wenn sie Kenntnis von diesen Inhalten erhalten (wenn ich beispielsweise eine urheberrechtlich geschützte Filmszene auf YouTube posten würde, wäre YouTube nur haftbar, wenn und als das Filmstudio einen Urheberrechtsanspruch geltend machte). Das Gesetz hätte die Haftung für urheberrechtlich geschützte Inhalte stärker auf die Website zur Polizei verlagert. Die New York Times bezeichnete die Rechnung als „Technologie gegen Medien, Plattformen gegen Verlage“.

AUF MEINEM RADAR: „Die Verschmelzung von Wirtschaft, Technologie und Ethik entwickelt sich im Wesentlichen mit einer Geschwindigkeit, die unsere Fähigkeit als Bürger zu übertreffen scheint, sinnvolle und sorgfältige Gespräche über die Auswirkungen unseres Handelns auf andere zu führen.“ Ich schnappte nach Luft über die Kürze und Relevanz dieses Satzes. Wenn Sie sich Sorgen darüber machen, wie sich die sich schnell entwickelnde Technologie die Art und Weise verändert, wie wir als Gesellschaft funktionieren, beginnen Sie mit diese Kolumne von MIT Sloan Management Review . Dann anhören diese Folge von Common Sense von DanCarlin. Dann lasst uns alle freundlicher zueinander sein.

LEUTE TREFFEN: „Twitter fegt gefälschte Accounts wie nie zuvor aus dem Weg und gefährdet das Nutzerwachstum.“ lautet diese Schlagzeile der Washington Post . Ich sage gute Befreiung. Ich war doxxed und das Thema eklatantes Trolling. Und deshalb begrüße ich Twitters Ausschluss von fast 70 Millionen Troll- und Bot-Konten im Mai und Juni.

TIPPS FÜR JUGENDLICHE: „Da ich nie vorhatte, ein Unternehmen aufzubauen, habe ich auf dem Weg fast jeden Fehler gemacht. Glücklicherweise habe ich jung angefangen und hatte viel Zeit, um im Job zu lernen.“ Dave Benton, Inhaber einer kalifornischen Designfirma, teilt diese Fehler und die Lektionen, die er gelernt hat nach dem Weg. Einige seiner Tipps sind designspezifisch, aber die meisten gelten für jede Karriere in jedem Bereich. Eine, die ich gerne ein paar Jahre jünger beherzigen würde: Nehmen Sie sich Zeit, um Leute zu treffen. So viele Gelegenheiten ergeben sich durch Menschen, die Sie beeindruckt haben.

ECHTE NACHRICHTEN: Mein Kollege, der Faktencheck-Reporter Daniel Funke, benutzte ein Tool namens Wer ist um das Imperium der Fake-News-Websites des berüchtigten Betrügers Paul Horner aufzuspüren. Er benutzte es erneut, als Horner starb und seine Websites begannen, aus dem Internet zu verschwinden. Wir werden dieses Tool und zwei Dutzend weitere in unserem behandeln Online-Schulungssitzung am Mittwoch um 14 Uhr Eastern (habe ich erwähnt, dass es keinen Cent kostet?)

• Apropos coole Sachen von Poynter, die Early-Bird-Periode für unsere Media Innovation Tour endet am Freitag. Wir reisen zu Orten wie Quartz, der New York Times, der Washington Post und anderen, um ihre neuesten Innovationen zu sehen und zu sehen, wie sie zusammengekommen sind. Bonus: Ich helfe dieses Jahr dabei, das Ding zu leiten, also kannst du eine Woche mit mir verbringen.

Versuche dies! wird angetrieben von Google News-Initiative . Es wird auch von der unterstützt Amerikanisches Presseinstitut und das John S. und James L. Knight Foundation .