Neu in der Fernarbeit? Diese Tools erleichtern Ihnen den Übergang zum Arbeiten von zu Hause aus

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Während der Ausbruch des Coronavirus anhält (sogar Erscheinen in Nachrichtenredaktionen ) bitten Organisationen ihre Mitarbeiter, wenn möglich von zu Hause aus zu arbeiten.

Für einige kann dies bedeuten, Lücken in Ihren Toolstacks zu entdecken. Vor diesem Hintergrund haben wir eine Liste von Tools zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen könnten, die unterschiedlichen Bedürfnisse Ihres Teams zu erfüllen, um in Verbindung zu bleiben und effektiv bei der Arbeit zu bleiben.

Angesichts der Geschwindigkeit, mit der neue Produkte auf den Markt gebracht oder geschlossen werden, ist es nahezu unmöglich, eine vollständige Liste zusammenzustellen, aber dies sind einige der häufigsten Tools, die Nachrichtenredaktionen verwenden. Wir haben auch nach Tools mit einfacherer Einarbeitung und Benutzerfreundlichkeit gesucht, anstatt komplexe Tools zu teilen, die nicht einfach zu übernehmen sind. Wir haben Informationen zu den Preisen beigefügt, aber Sie sollten die Websites der Plattformen auf die genauesten Informationen überprüfen, da diese je nach Größe und Anforderungen Ihrer Organisation unterschiedlich sein können. Denken Sie daran, dass Ihr Unternehmen möglicherweise Richtlinien darüber hat, welche Versionen von Tools Sie aufgrund von Sicherheitsbeschränkungen verwenden können.

Diese Tools sind nach drei gemeinsamen Toolanforderungen organisiert, die die meisten Unternehmen gemeinsam haben: Kommunikation, Dokumentation und Projektmanagement.

Denken Sie daran, dass die von Ihnen verwendeten Tools nicht komplizierter sein sollten als die Aufgabe, die Sie zu erfüllen versuchen. Wählen Sie aus, was für den Arbeitsablauf und die Arbeitsstile von Ihnen und Ihrem Team am besten geeignet ist.

Um die Kommunikation von Angesicht zu Bildschirm erfolgreich zu gestalten, ist es wichtig, ein klares Verständnis über die Erwartungen an Ihre Kommunikationsplattform zu haben.

Machen Sie sich die asynchrone Natur der Kommunikation über Messaging-Plattformen zu eigen. Organisieren Sie Ihre Konversationen in Kanälen oder Chats, damit Informationen nicht überwältigend oder schwer zu finden sind. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Benachrichtigungseinstellungen zu kalibrieren, um die richtige Balance zwischen informiert und überlastet zu finden. Verwenden Sie Zeitpläne und Status, um die Verfügbarkeit festzustellen.

Google-Hangouts – Videokonferenzen

Das Videokonferenzprodukt von Google, Hangouts Meet, bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche für virtuelle Meetings, Bildschirmfreigabe und Chat. Wenn Sie oder Ihre Organisation die G Suite bereits verwenden, können Sie die erweiterten Funktionen der G Suite bis zum 1. Juli kostenlos nutzen. Dadurch erhalten Sie Videoaufzeichnungen und Meetings für bis zu 250 Personen.

Wenn Sie sich für die Verwendung von G Suite für E-Mail (Gmail) und Kalender (Google Kalender) entschieden haben, ist die Verwendung von Google Hangouts Meet ganz einfach. Google Kalender erstellt mit jeder Kalendereinladung, die Sie senden, automatisch einen Meet-Anruf, und alle Teilnehmer der Einladung können auf den Anruf zugreifen. Sobald Sie sich im Gespräch befinden, ist die Benutzeroberfläche für Chats und Bildschirmfreigaben einfach. Wenn Sie ein privates G Suite-Konto und ein geschäftliches G Suite-Konto verwalten, kann es schwierig sein, immer das richtige Konto auszuwählen.

Preisgestaltung
Wenn Sie ein Google Mail-Konto haben, haben Sie die kostenlose Version von Google Hangouts Meet, mit der Sie 25 Teilnehmer pro Anruf erhalten.

Locker – asynchrone Kommunikation

Slack wurde weithin angenommen und von vielen sowohl geliebt als auch gehasst. Die Kernfunktionalität dreht sich um Mehrkanal-, Einzel- und Kleingruppengespräche. Sie können Ihre Nutzung von Slack jedoch optimieren, indem Sie die Vielzahl von Integrationen nutzen, die Informationen zwischen Slack und anderen Plattformen weiterleiten können, die Ihre Organisation möglicherweise ebenfalls verwendet.

Sie können innerhalb von Minuten mit einem Slack-Team einsatzbereit sein, und die Schnittstelle für den Chat ist für Personen mit Erfahrung mit Online-Messaging-Systemen einigermaßen zugänglich.

Preisgestaltung
Slack hat ein gestaffeltes Preissystem. Die kostenlose Version enthält einen begrenzten Nachrichtenverlauf und endliche Integrationen.

Zoomen – Videokonferenzen

Zoom umfasst Videokonferenzen, Bildschirmfreigabe, Chat und Videoaufzeichnung im Basisabonnement. Die ziemlich intuitive Benutzeroberfläche macht es den Teilnehmern relativ einfach, sich zurechtzufinden, sobald sie in der Sitzung sind.

Ein Konto lässt sich schnell einrichten, aber Sie sollten sich ein paar Minuten Zeit nehmen, um sich mit den Steuerelementen zum Starten eines Meetings vertraut zu machen, damit Sie wissen, wo sich alles befindet, wenn Sie es brauchen. Die Steuerelemente innerhalb der Videoanruf-Oberfläche sind ziemlich einfach und die meisten Benutzer können sehen, wie sie bei Bedarf auf den Chat zugreifen oder Bildschirme freigeben können. Höhere Abonnementstufen bieten Ihnen mehr Tools, z. B. Breakout-Räume, die hilfreich sein können, wenn Sie ein Gespräch mit einer größeren Gruppe von Personen koordinieren.

Preisgestaltung
Zoom hat ein gestaffeltes Preissystem. Die kostenlose Version ermöglicht es Benutzern, bis zu 100 Teilnehmer aufzunehmen, hat unbegrenzte Eins-zu-Eins-Meetings, ein 40-Minuten-Limit für Gruppenmeetings und eine unbegrenzte Anzahl von Gesamtmeetings.

Skypen – Videokonferenzen

Skype ist eine weitere Option zum Hosten von Video- oder Audiokonferenzen mit bis zu 50 Personen. Sie können Skype auch verwenden, um Personen anzurufen, die nicht auf der Plattform sind. Skype erleichtert die Dateifreigabe während eines Anrufs, die Bildschirmfreigabe und das Messaging. Einer der großen Unterschiede zwischen Skype und Zoom besteht darin, dass Sie in Skype ein Kontaktbuch verwalten und Anrufe mit anderen initiieren können, anstatt wie in Zoom Personen in Ihren Besprechungsraum einzuladen oder eine Videokonferenz zu planen. Skype funktioniert eher wie ein traditionelles Telefonerlebnis, während Zoom eher wie ein virtueller Besprechungsraum funktioniert.

Diese Plattform gibt es schon eine Weile und hat im Laufe der Jahre eine ganze Reihe von Änderungen erfahren. Wenn es schon eine Weile her ist, seit Sie es benutzt haben, werden Sie vielleicht überrascht sein, ein paar neue Dinge zu finden. Die Benutzeroberfläche ist für jeden, der Erfahrung mit Online-Messaging hat, ziemlich navigierbar.

Preisgestaltung
Microsoft bietet verschiedene Versionen von Skype als Produkt an. Die Preisgestaltung hängt hauptsächlich von Ihrer Anrufnutzung ab.

WhatsApp-Gruppe – sichere Nachrichtenübermittlung und Anrufe

WhatsApp bietet internetbasierte Anrufe und Ende-zu-Ende-verschlüsseltes Messaging. Mit der App können Sie verschiedene Gruppen erstellen und ihnen Nachrichten senden. Es war ursprünglich eine mobile App, aber jetzt ist eine Desktop-Version verfügbar.

WhatsApp organisiert die Schnittstelle nach Chats und Anrufen. Chats zeigt eine Liste Ihrer Gruppen an. Es sind nur ein paar Fingertipps, um eine Gruppenoberfläche aufzurufen, eine neue zu erstellen oder einem Kontakt eine Nachricht zu senden. Sie können auch einen aktuellen Status festlegen, damit Ihr Team weiß, wann Sie verfügbar sind.

Preisgestaltung
WhatsApp ist völlig kostenlos.

Wahrscheinlich haben Sie bereits ein vorhandenes Dokumentationsrepository – ein System zum Nachverfolgen von Informationen, auf das jeder Zugriff haben muss. Wenn Sie dies nicht tun, ist dies eine Gelegenheit, eine zu erstellen.

Auch wenn Sie wieder im Büro sind, ist es wertvoll, einen zuverlässigen Ort für Informationen zu haben, wenn andere Fragen haben. Speichern Sie Ihre Teampraktiken, Projektpräsentationen, Retrospektiven, Besprechungsnotizen und Brainstorming-Ideen an einem vorhersehbaren Ort, und jeder in Ihrer Organisation wird davon profitieren, ob remote oder nicht. Diese Tools helfen Ihnen, Ihr Dokumentationshaus in Ordnung zu bringen.

Google Dokumente – Textverarbeitung, Dokumente, Tabellenkalkulationen

Google Docs wird oft als Microsoft Word angesehen, aber im Internet. Während es sich an ein Textverarbeitungsprogramm anlehnt, ist es wirklich so viel mehr als ein Word-Klon geworden. Es ist mittlerweile zum Defacto-Tool für digitale Dokumente geworden. Im Kern ist seine Funktionalität recht einfach und sollte jedem bekannt sein, der ein Textverarbeitungsprogramm verwendet hat. Aufgrund seiner Verbindung mit der gesamten Google Drive-Produktreihe, einschließlich Google Sheets und Google Slides, kann Google Docs jedoch Daten, Diagramme und Tabellen aus diesen Produkten importieren. Es kann auch benutzerdefinierte Skripte ausführen.

Wenn Sie ein Textverarbeitungsprogramm verwendet haben, sollten Sie keine Probleme haben, ein Dokument in Google Docs zu erstellen. Die Organisation dieser Dokumente kann eine etwas größere Herausforderung darstellen. Google Docs sind Teil von Google Drive, wo Sie Dokumente, Tabellen und Präsentationen auf unterschiedliche Weise organisieren können. Am Ende erstellen Sie Ihr eigenes Dateisystem in Ihrem Google Drive, ähnlich dem Dateisystem Ihres Computers. Ähnlich wie bei anderen Google-Produkten kann es eine Herausforderung sein, zu verwalten, welches Konto Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt verwenden, wenn Sie ein privates G Suite-Konto und ein geschäftliches G Suite-Konto unterhalten.

Preisgestaltung
Kostenlos für alle G Suite-Nutzer.

Warteschlange – Dokumentation und Projektmanagement

Coda ist ein Dokumentationssystem, das darauf abzielt, mehrere Threads zusammenzuführen. Der einzigartige Wert von Coda ist die Möglichkeit, verschiedene Dateitypen an einem Ort zu haben. Ihre Folien, Tabellenkalkulationen und Tabellen können im selben Dokument gespeichert werden, anstatt zwischen verschiedenen Produkten wechseln zu müssen. Dies ist am hilfreichsten, wenn Sie verschiedene Ressourcen haben, die Sie bei der Arbeit an einem Projekt zusammenführen müssen.

Da es viele verschiedene Dinge gibt, die Sie tun können, und viele verschiedene Integrationen, die Sie nutzen können, ist es hilfreich, einen Blick auf die Coda-Vorlagengalerie zu werfen, um ein Gefühl dafür zu bekommen, was möglich ist. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie eine leere Leinwand als überwältigend empfinden und nicht sicher sind, wie Sie Ihre Arbeit organisieren sollen.

Preisgestaltung
Coda bietet ein abgestuftes Plansystem an. Die kostenlose Version umfasst unbegrenzte Editoren und Doc Maker, unbegrenzte Viewer, begrenzte Dokumentgröße, niedrige Kontingente für die Automatisierung, begrenzte Integrationen (obwohl keine gängigen Tools, die Sie wahrscheinlich benötigen), einen 7-tägigen Versionsverlauf, Echtzeit-Zusammenarbeit, unbegrenzte Ordner und Gemeinschaftsunterstützung.

Vorstellung – Dokumentation und Projektmanagement

Notion ist ein Newcomer, der oft als Konkurrent von Google Docs angesehen wird. Tatsächlich versucht es, so unterschiedliche Tools wie Evernote, Trello und Airtable in einem zusammenzuführen. Mit Notion können Sie Dokumente erstellen und organisieren, die viel mehr können, als nur Worte zu verarbeiten. Dokumente in Notion können Aufgabenlisten, Kalender, Datenbanken und mehr enthalten. Wenn Sie einen Ort zum Organisieren von Dokumenten und zum Verwalten von Aufgaben benötigen, die sich aus diesen Dokumenten ergeben, kann Notion eine One-Stop-Lösung für diese Probleme sein.

Notions Vorstellung von Seiten und Organisation kann zunächst verwirrend sein. Sie sollten eine klare Vorstellung davon haben, welche Dokumente Sie in Notion speichern möchten, bevor Sie eintauchen. Es kann viele verschiedene Probleme lösen, also finden Sie Ihren speziellen Anwendungsfall heraus, bevor Sie überwältigt werden.

Preisgestaltung
Notion hat ein abgestuftes Plansystem. Die kostenlose Version bietet unbegrenzte Mitglieder und Gäste, 1.000 „Blöcke“ (effektiv Inhaltsabschnitte) und 5 MB Dateispeicher.

Evernote – Dokumentation

Evernote hat eine lange Geschichte als Anwendung für persönliche Notizen. Es ermöglicht Einzelpersonen seit langem, Notizen zu schreiben, Informationen aus dem Internet zu sammeln und Informationen mit einem robusten Tagging- und Kategorisierungssystem zu organisieren, was es zu einem beliebten Recherchetool macht. Einige wissen vielleicht nicht, dass Evernote auch Funktionen für die Zusammenarbeit zu einem Preis bietet. Der Businessplan von Evernote verfügt über eine Funktion namens Spaces, die Teamnotizen und Dokumente in einem Drive-ähnlichen Format sammelt.

Evernote kann sehr einfach nur als Ort zum Schreiben von Notizen verwendet werden. Aber es hat Schichten und Schichten von Funktionen, die den mächtigsten Power-Usern standhalten können. Mit dem Web Clipper können Sie Webseiten und PDFs aus dem Internet speichern und in Ihrem Evernote-Konto speichern. Sie können Tagging und Suche verwenden, um Ihre Notizen auf endlose Weise zu filtern.

Preisgestaltung
Evernote hat ein abgestuftes Plansystem. Die kostenlose Version enthält vollständige Notizfunktionen sowie Tagging und Suche, kein Teilen von Notizen.

Tools für das Projektmanagement reichen von einfachen Plattformen, die eine Komponente verwalten, bis hin zu umfangreichen Produkten, die eine breite Palette von Funktionen abdecken, die in einer Organisation benötigt werden.

Trello - Projektmanagement

Trello ist ein praktisches visuelles System zum Organisieren der Arbeit mit Karten und Listen. Sie können einen Workflow erstellen, der für Ihr Team am besten geeignet ist, in dem Elemente basierend auf ihrem Status schnell und einfach verschoben werden können. Trello hat auch Regeln und Integrationen eingeführt, die dazu beitragen können, dass Ihre Organisationsstruktur überschaubar bleibt. Trello hat auch Vorlagen, falls Sie Ideen brauchen, wie Sie die Funktionalität am besten nutzen können.

Die Benutzeroberfläche ist recht unkompliziert und nicht überwältigend, wie es manche Projektmanagement-Plattformen sein können. Trello leistet weniger als einige andere Plattformen, aber das kann eine gute Sache sein, da es das tut, was es tun soll, und zwar ohne das Durcheinander von zu vielen Funktionen.

Preisgestaltung
Trello hat ein abgestuftes Plansystem. Die kostenlose Version umfasst unbegrenzte persönliche Boards, unbegrenzte Karten, unbegrenzte Listen, ein Datei-Upload-Limit von 100 MB, 10 Team-Boards und begrenzte Automatisierung.

Lufttisch – Datenverwaltung und Organisation

Am besten stellt man sich Airtable als Tabellenkalkulation mit Superkräften vor. Mit Airtable können Sie Daten in einem vertrauten Tabellenformat organisieren, die sich dann aber in Trello-ähnliche Kanban-Boards, Kalender und visuelle Galerien umwandeln lassen. Sie können benutzerdefinierte Formulare einrichten, die Benutzereingaben in Ihre Airtable-Datenbank einspeisen. Für professionelle Benutzer hat Airtable „Blöcke“, die Tabellen zusätzliche Plugin-Funktionen hinzufügen, wie z. B. Geocodierung, Diagramme und sogar eine Möglichkeit, Webseiten basierend auf den Daten in Ihrer Tabelle zu entwerfen.

Airtable verwendet eine einzigartige Sprache, um seine Funktionalität zu beschreiben. Was Sie sich allgemein als Tabellenkalkulation oder Datenbank vorstellen, wird als „Basis“ bezeichnet. Es hat „Blöcke“ (für Profi-Benutzer), die Plug-in-Technologien in Ihre Basen integrieren. Sobald Sie den Jargon hinter sich gelassen haben, ist Airtable ein sehr flexibles Tabellenkalkulationstool, das Ihnen einige nützliche Möglichkeiten für ein Google Sheet bietet.

Preisgestaltung
Airtable hat ein abgestuftes Plansystem. Die kostenlose Version umfasst unbegrenzte Basen, 1.200 Datensätze pro Basis, 2 GB Speicherplatz pro Basis und zwei Wochen Revisionsverlauf.

Bereich - Projektmanagement

Reichweite befasst sich mit der Aufgabe, zu wissen, wer was tut und wo sich die Teams in Bezug auf die Ziele befinden. Range erleichtert die individuelle Aufgabenplanung und Team-Check-Ins mit Zeitplänen und profitiert von einer Vielzahl von Integrationen mit Apps, die Sie wahrscheinlich verwenden werden, wie Slack, Google Drive, Kalender, Trello und Github.

Es hat eine benutzerfreundliche Benutzeroberfläche und der Onboarding-Prozess führt Sie durch die Verwendung. Tipps und Beispiele sind in allen Ansichten verfügbar, bis Sie sie schließen.

Preisgestaltung
Range ist für Teams von bis zu 10 Personen kostenlos. Es sind $14 pro Monat für jeden weiteren Teamkollegen.

Montag – Dokumentation und Projektmanagement

Monday ist ein Board-organisiertes System zur Verwaltung von Projekten und Arbeitsabläufen. Integrationen stellen eine Verbindung zu Apps her, die Sie möglicherweise bereits verwenden. Verschiedene Ansichten, wie Arbeitsbelastung und Zeitachsen, stellen den Status der Arbeit auf nützliche Weise dar, wodurch es einfacher wird, abzuschätzen, was wann erledigt wird. Die Funktionalität kann mit codelosen Automatisierungsroutinen automatisiert werden, die Aufgaben rationalisieren können.

Die Website bietet viele Funktionen, aber der Onboarding-Prozess für neue Konten führt Sie anständig durch den Prozess der Einrichtung eines neuen Boards. In der Benutzeroberfläche ist viel verfügbar, daher kann es einige Zeit dauern, bis Sie erkennen, welche Funktionen verfügbar sind.

Preisgestaltung
Monday hat ein abgestuftes Plansystem, bei dem die Preisgestaltung auf der Anzahl der Benutzer basiert. Der Basisplan, der 39 US-Dollar für fünf Benutzer pro Monat kostet, bietet unbegrenzte Boards, 20 Spaltentypen, eine Kanban-Ansicht, eingebettete Formulare, 5 GB Speicherplatz und ein einwöchiges Aktivitätsprotokoll.

Die letzten beiden Punkte auf dieser Liste sind ziemlich robuste Projektmanagementplattformen, die möglicherweise mehr sind als das, wonach Sie suchen, wenn Sie nur versuchen, zwischenzeitliche Lücken in Ihrem Workflow zu schließen. Wenn Sie jedoch bereit sind, intensivere Projektmanagementplattformen zu evaluieren, sind dies All-in-One-Optionen, die in Betracht gezogen werden sollten.

Asana – All-in-one Dokumentation, Projektmanagement und Kommunikationsplattform

Asana ist eine groß angelegte Projektmanagement-Plattform, die eine Vielzahl von Anwendungen in den Bereichen Marketing, Vertrieb, Betrieb, Produkt und verschiedene Workflow-Management-Anforderungen bewältigen kann. Es ist schwierig, alle seine Funktionen kurz und bündig zu beschreiben, da Asana mehrere Bereiche des Projektmanagements anspricht. Es umfasst einen Großteil der Funktionalität einer Kombination der oben genannten Produkte, einschließlich Kommunikation, Aufgabenverwaltung, Zeitpläne, Projektablauf und mehr.

Preisgestaltung
Asana hat ein abgestuftes Plansystem. Die kostenlose Version beinhaltet eine Aufgabenverwaltung; Listen-, Board- und Kalenderansichten; Beauftragte und Fälligkeitstermine; bis zu 15 Teamkollegen und App-Integrationen.

Basislager – All-in-one Dokumentation, Projektmanagement und Kommunikationsplattform

Basecamp wurde von einem Unternehmen entwickelt, das Pionierarbeit in der Fernarbeit geleistet hat, bevor es cool war, und verspricht, alle Ihre wichtigsten Werkzeuganforderungen in einer umfassenden Lösung zu erfüllen. In Basecamp erstellen Sie Projekte. Innerhalb von Projekten können Sie Aufgabenlisten erstellen, Aufgaben zuweisen, Ankündigungen an Teammitglieder senden, Besprechungen planen, Dokumente teilen und Gruppenchats starten. Damit könnte Basecamp theoretisch Google Docs, Slack, Dropbox, Trello und Asana ersetzen.

Basecamp betont nachdrücklich die asynchrone Natur der Fernarbeit. Wenn Sie nach einer Lösung suchen, die es Ihnen ermöglicht, mit Menschen mit unterschiedlichen Zeitplänen, an verschiedenen Orten und mit unterschiedlichen Fernkommunikationsfähigkeiten zusammenzuarbeiten, ist Basecamp eine besonders interessante Lösung.

Sich für ein Produkt wie Basecamp zu entscheiden, bedeutet, sich in seine gesamte Produktmanagement-Philosophie einzukaufen. Es funktioniert wirklich für einige Leute und schaltet andere ab. Aber wenn Sie bereit für eine umfassende Lösung sind, werden Sie durch das Erlernen von Basecamp viel darüber lernen, was für Ihr Unternehmen funktioniert und was nicht.

Preisgestaltung
$99 pro Monat für unbegrenzte Benutzer und Projekte.

Tyler Fisher ist der stellvertretende Direktor für Technologie bei Nachrichtenkatalysator . Er ist unter tyler@newscatalyst.org und auf Twitter unter erreichbar @tyrlfishr .

Heather Bryant ist die stellvertretende Direktorin, Produkt, bei Nachrichtenkatalysator . Sie ist unter heather@newscatalyst.org und auf Twitter unter erreichbar @hbcompass .

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